Outlook会議を任意の時間前にTeamsチャットで通知する方法[Power Automate]

こんにちは。

TeamsやOutlookで開催する会議では、デフォルトで5分前や10分前にOutlookで会議を通知してくれる機能があります。この通知は、会議を作成した際の設定によって何分前に通知するかが決定されます。

会議を見逃す可能性を少しでも下げるために、この通知機能に加えTeamsのチャットやアクティビティですべての会議について、任意の時間前に通知してくれる方法を紹介します。

注意点として、個人アカウントでは今回の方法は利用できません。組織アカウント（会社および学校用）のMicrosoftアカウント限定になります。ご了承ください。

Outlookトリガーを作成する

Power Automateにアクセスします。

Outlookの予定が近づいたときのトリガーを設定します。Power Automateの注意点として、自動保存されませんので適宜、上部にある保存ボタンを押してください。

Power Automateのトップページから作成 をクリックします。

続いて自動化したクラウドフロー をクリックします。

任意のフロー名を設定し、トリガーの検索欄にoutlook と入力します。

少しスクロールすると、予定しているイベントが間もなく開始されるとき（V3） という項目があるので、選択して作成 をクリックします。

正しくないパラメータと表示されるので、クリックします。

カレンダーIDのプルダウンをクリックします。

予定表 を選択します。

項目を確認する頻度から、会議開始の何分前に通知してほしいか設定します。デフォルトではPower Automateはトリガーをチェックするインターバルが最大5分のため、ここで15分と設定した場合は、会議開始前の15~20分に通知されることになります。

Outlookのトリガー作成は以上です。

通知アクションを追加する

次はトリガーを受け取ったあとの通知アクションを追加します。

フローが表示されるので、+ボタンからアクションの追加 をクリックします。

Microsoft Teamsを選択します。（2つありますがどちらも同じです）

チャットまたはチャネルでメッセージを投稿するをクリックします。

投稿者はフローボット、投稿先はChat with Flow bot 、RecipientはTeamsにログインしているメールアドレスを入力してください。

続いて通知するチャットのメッセージ内容を設定します。

上記の画像が今回作成するメッセージ内容です。まずは件名を追加します。

メッセージ内をクリックすると右に雷アイコンが表示されます。こちらをクリックしてください。

リストから件名 をクリックします。

これでイベント（会議）の件名が追加されました。

続いて開始時刻と終了時刻を入力します。

開始時刻を設定します。fxアイコンをクリックして、以下のコードを入力します。

convertTimeZone(triggerOutputs()?['body/start'], 'UTC', 'Tokyo Standard Time')

デフォルトではUTCで入力されてしまうので、東京の時刻に修正しています。

同様に終了時刻を設定します。

fxアイコンをクリックして、以下のコードを入力します。

convertTimeZone(triggerOutputs()?['body/end'], 'UTC', 'Tokyo Standard Time')

次はイベントの本文を入力します。

雷アイコンをクリックして、表示数を増やす をクリックします。

リストが増えるので、本文 をクリックします。

上記のようになっていれば完了です。

チャット以外にフィードにも通知するには以下を設定します。

詳細パラメータのIsAlertチェックボックスをオンにします。

リストから、はい を選択します。

以上で通知アクションの追加は完了です。保存を忘れないようにしてください。お疲れ様でした。

おわりに

Outlookのイベントがダブルで通知されるので、見逃す率が下がると思います。

私はTeamsのチャットの通知がくると身構えてしまうので、TeamsでWorkflows（今回設定したチャット）のチャット通知をミュートしています。フィードには通知されるので個人的にはお知らせレベルとしてちょうどいいです。